근태 프로그램은 왜 항상 우리 회사와 안 맞을까

근태관리 프로그램은 시중에 많습니다. 그런데 도입해 본 회사들 이야기를 들어보면 막히는 지점이 비슷합니다. 제품이 나쁜 게 아니라, 제품이 가정한 근무 형태와 그 회사의 근무 형태가 다르기 때문입니다.

대개 여기서 막힙니다

• 교대·유연근무·현장 파견이 섞여 있는데 제품은 한 가지 근무제만 지원
• 연차 산정 기준이 회사 규정과 달라 매달 손으로 다시 계산
• 결재 라인이 조직도와 맞지 않아 결국 종이 결재를 병행
• 급여 프로그램과 연동이 안 돼 근태 자료를 다시 옮겨 입력
• 지점·현장이 늘어날 때마다 계정 비용이 계속 증가

한두 가지는 운영으로 넘길 수 있습니다. 그런데 세 가지가 넘어가면 프로그램을 쓰면서도 엑셀을 같이 쓰게 됩니다. 그 상태가 되면 도입한 의미가 거의 없어집니다.

제품을 바꿔가며 시도하는 비용

안 맞으면 다른 제품으로 옮깁니다. 옮길 때마다 자료를 이전하고 직원들이 다시 배웁니다. 그 사이 담당자는 계속 손으로 보정합니다. 이 과정을 두세 번 반복하면, 처음부터 만들었을 때의 비용을 이미 넘어서는 경우가 많습니다.

구독료는 매달 나가고, 안 맞는 부분을 메우는 사람의 시간도 매달 나갑니다.

만들어 쓰는 편이 나은 기준

모든 회사가 직접 만들 필요는 없습니다. 근무 형태가 단순하고 인원이 적으면 기성 제품이 낫습니다. 저희가 만들기를 권하는 경우는 대체로 이렇습니다.

• 근무 형태가 두 가지 이상 섞여 있다
• 연차·수당 규정이 표준과 달라 매달 손이 간다
• 지점·현장이 여러 곳이고 앞으로 더 늘어난다
• 급여나 다른 사내 시스템과 자료를 주고받아야 한다

이 경우 한 번 만들면 사용료가 계속 나가지 않고, 규정이 바뀌어도 그대로 반영할 수 있습니다. 계정이 늘어난다고 비용이 따라 늘지도 않습니다.

만들 때 먼저 정할 것

근태 시스템은 화면보다 규정이 먼저입니다. 근무 형태, 연차 기준, 결재 흐름을 문서로 정리하고 나면 요구사항의 대부분이 확정됩니다. 반대로 이걸 미루고 화면부터 그리면 나중에 전부 다시 만들게 됩니다.

저희는 첫 미팅에서 이 세 가지를 확인하는 데 시간을 씁니다. 개발 기간을 줄이는 가장 확실한 방법이라서 그렇습니다.